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mon aventure iObeya !
Développer la collaboration numérique : Les étapes pour améliorer les rituels de réunion dans iObeya
Equipement physique pour les réunions :
- Espace adapté à la taille de l’équipe : La salle doit offrir suffisamment d’espace pour accueillir toute l’équipe et leur permettre de se déplacer facilement, encourageant ainsi une participation active.
- Écran 4K : Pour les salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 10 personnes, un écran de 65 pouces est recommandé. Pour les groupes plus importants, choisissez un écran de 75 pouces ou plus.
Pour les écrans de plus de 55 pouces, un écran tactile de définition 4K est nécessaire pour assurer une bonne visibilité du texte et des détails.
Pour les petites salles étroites, un modèle de 55 pouces peut suffire.
- PC déporté : L’utilisation d’un PC déporté, plutôt qu’un PC intégré à l’écran, offre une plus grande flexibilité / possibilité de mise à niveau. Cela permet également d’accéder à un système d’exploitation standard tel que Windows. L’ensemble sera généralement plus conforme à la gouvernance informatique existante. Un PC Intel NUC de type barebone ou équivalent, qui peut facilement être placé derrière l’écran, est donc recommandé.
- Webcam de qualité : Cela semble évident, mais une webcam de qualité rendra les réunions vidéo plus efficaces et professionnelles. Un modèle à grand angle est préférable pour permettre de voir tous les membres présents dans la salle de réunion. Il est également recommandé de choisir une webcam dotée d’un bon microphone intégré, ou de mettre en place un système avec un microphone distant.
- Support électrique : Il est recommandé de placer l’écran tactile sur un support électrique afin que sa hauteur puisse être facilement ajustée.
2. Problèmes liés à l’environnement de travail :
- Entretien des équipements : Si la salle est exposée à des environnements hostiles (par exemple, des zones de production), des solutions sans ventilateur devraient être choisies pour éviter les problèmes liés à la poussière. Il peut également être nécessaire de choisir des périphériques qui peuvent être nettoyés, par exemple avec de l’alcool ; dans ce cas, les matériaux des écrans doivent être vérifiés.
- Emplacement physique : Il est important de mettre en place un environnement sans distraction où les collègues ne traversent pas la salle et où il n’y a pas d’interférences externes susceptibles d’affecter la connectivité, comme les mouches ennuyeuses ou autres éléments potentiellement nuisibles sur le site. Nous recommandons d’opter pour un écran à technologie capacitive pour surmonter ce problème.
- Bruit environnemental : Les environnements bruyants peuvent rendre difficile la concentration et la communication pendant une réunion. L’utilisation d’espaces de réunion isolés, éloignés des zones à fort trafic, est donc fortement recommandée.
- Environnement virtuel : Enfin, n’oubliez pas de vérifier l’intégrité de votre connexion Internet avant de commencer votre réunion. Il est important que la connectivité soit forte pendant toute la réunion pour éviter les interruptions.
3. Éléments supplémentaires pour des réunions plus efficaces :
- Clavier virtuel configuré : Assurez-vous que le clavier virtuel est correctement configuré pour une saisie facile. Vous pouvez ajuster la disposition, activer la prédiction de texte ou intégrer des raccourcis clavier. Vous devez activer cette option pour voir le clavier virtuel.
Dans Windows, il pourrait être bon de vérifier si cette option est activée afin que le clavier virtuel s’ouvre automatiquement lorsque l’utilisateur clique dans une zone de texte.
- Un opérateur dédié : Il peut être utile d’avoir une personne dédiée pour manipuler le clavier et la souris, afin de faciliter la réunion. Cependant, cela n’empêche pas chaque membre de la réunion de participer directement sur l’écran afin qu’il ou elle soit impliqué(e) dans la gestion visuelle de son travail. Cela renforce la collaboration entre les participants.
- Clavier/Souris : Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est préférable d’équiper l’écran d’un clavier et d’une souris Bluetooth, pour faciliter la saisie de texte (par rapport au clavier virtuel de Microsoft). Idéalement, ils devraient être placés plus haut, pour une utilisation plus ergonomique en position debout, si vous souhaitez rester dans une position debout.
4. Préparation de la réunion :
- Lancement anticipé : Encore plus que pour une réunion classique, il est important d’être bien préparé. Lancer la session cinq minutes avant le début du rituel évitera tout retard et assurera un démarrage efficace.
- Raccourcis préconfigurés : Il peut être pratique d’avoir des raccourcis configurés dans iObeya pour lancer facilement les applications nécessaires, telles que Teams, Zoom, Meet, le navigateur, etc.
5. Sécurisez les informations de la réunion :
- Authentification Unique (Single Sign-On, SSO) : Configurer une Authentification Unique (SSO) sur la plateforme est toujours préférable pour simplifier l’accès à iObeya avec une connexion (rapide, mais extrêmement sécurisée). Cela assure que les sujets sensibles abordés lors des réunions sont disponibles pour ceux qui en ont besoin, et non accessibles à ceux qui n’en ont pas besoin. La documentation technique complète pour le SSO est disponible sur notre Centre de Ressources
Pour plus d’informations et de formations, veuillez visiter notre Centre de ressources
Au-delà des réunions : L'impact des rituels de réunion optimisés dans iObeya sur les transformations Lean
Un aspect souvent négligé d’une transformation Lean réussie est l’optimisation des réunions collaboratives, qui jouent un rôle crucial dans la promotion de l’amélioration continue. Optimiser les rituels de réunion collaboratifs avec iObeya, comme décrit dans les étapes fournies, peut considérablement stimuler les efforts des entreprises dans leurs initiatives existantes de transformation Lean de plusieurs manières, y compris les suivantes.
Communication et collaboration améliorées
Des expériences de réunion améliorées contribuent à une meilleure communication et collaboration entre les membres de l’équipe. Grâce aux écrans numériques interactifs et aux mises à jour en temps réel, les parties prenantes peuvent partager sans heurt leurs perspectives, idées et retours, brisant les cloisonnements et favorisant une culture de transparence et de travail d’équipe. Les équipes peuvent échanger des meilleures pratiques et des leçons apprises, accélérant la diffusion des principes Lean et favorisant une culture d’apprentissage continu et d’amélioration.
Flexibilité et adaptabilité
L’accès numérique et en temps réel aux informations à jour sur les projets soutient la flexibilité et l’adaptabilité requises dans les environnements Lean. Cet accès aux informations projet mises à jour permet aux équipes de répondre rapidement aux circonstances changeantes et aux besoins évolutifs des clients. Cette flexibilité assure que les initiatives Lean restent alignées avec les objectifs organisationnels et les demandes du marché.
Amélioration continue
Revoir régulièrement et optimiser l’environnement de réunion s’aligne avec un état d’esprit d’amélioration continue. Les équipes peuvent affiner de manière itérative leurs processus de réunion, identifiant les goulets d’étranglement et mettant en œuvre des solutions en temps réel à travers des pratiques telles que les Gemba Walks. Cette approche itérative nourrit une culture d’amélioration perpétuelle, entraînant une transformation Lean soutenue.
Prise de décision basée sur les données
Visualiser les données et le progrès du travail soutient la prise de décision basée sur les données. En présentant des informations complexes dans un format visuel clair, les équipes peuvent rapidement saisir les insights, identifier les tendances et prendre des décisions éclairées qui propulsent les initiatives Lean en avant. Cette approche centrée sur les données minimise les suppositions et maximise l’impact des stratégies Lean.
Planification efficace et processus simplifié
Des réunions bien préparées et rationalisées facilitent une planification efficace et une coordination, aspects essentiels des méthodologies Lean et Agile. Des dispositions de salle préconfigurées et des applications intégrées permettent aux équipes de conduire des réunions avec précision et efficacité. En minimisant les déchets et en optimisant le flux, les organisations peuvent accélérer la livraison de projets et atteindre l’excellence opérationnelle.
Engagement et collaboration accrus des collaborateurs
Impliquer directement les membres de l’équipe sur l’écran, s’assurer qu’ils ont accès aux bonnes informations pour prendre les bonnes décisions, et fournir des outils dédiés améliorent l’engagement et l’appropriation du travail. Ce sentiment d’implication accru inspire les individus à prendre en charge les initiatives Lean, favorisant la responsabilisation et cultivant une culture d’autonomisation.
Optimiser les réunions collaboratives au sein d’un cadre digital Obeya est un véritable changement de jeu pour les transformations Lean. En exploitant les capacités avancées d’iObeya, les organisations peuvent améliorer la communication, favoriser l’adaptabilité, stimuler l’amélioration continue, permettre la prise de décision basée sur les données, rationaliser les processus, augmenter l’engagement et garantir l’adhésion aux normes. Le résultat est une transformation Lean accélérée qui imprègne chaque facette de l’entreprise, positionnant les organisations pour un succès durable.
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