Les nouveautés d’iObeya 4.20 – version on-premise?

Information 📢

Cette version 4.20 on-prem combine les nouvelles fonctionnalités et correctifs déjà disponibles avec iObeya cloud depuis les versions 4.17, 4.18, 4.19 et 4.20. Cependant, des améliorations et des correctifs supplémentaires ont été inclus afin de la certifier pour un déploiement sur site (on-premise).

Nouveautés générales

Intégrez des contenus externes grâce à l’outil Contenu en ligne !

Notre vision chez iObeya est de créer des obeyas virtuelles qui réunissent de façon transparente les bonnes informations et les bonnes personnes dans un espace collaboratif numérique.

Si vous avez toujours rêvé de créer des tableaux de bord dans iObeya en incluant des fichiers Excel ou des rapports PowerBI provenant de sources externes, c’est maintenant possible !

Comment cela fonctionne-t-il ? Commencez par ajouter l’outil Contenu en ligne dans la barre d’outils d’un de vos panneaux. Ensuite, ajoutez un élément Contenu en ligne sur votre panneau et copiez-collez le code intégrable de votre ressource web externe sous forme d’iFrame, et votre contenu externe apparaîtra sur votre tableau !

Le contenu web affiche une vue en direct de la ressource externe, tel que le ferait votre navigateur si vous essayez d’accéder au document. Voici un exemple montrant comment suivre les indicateurs de performance d’une équipe Agile grâce à une document Excel affichant ces mesures sous forme de graphique.

Bien que vous puissiez visualiser vos données sur iObeya, vous ne pourrez pour l’instant pas interagir directement avec elles sur un panneau iObeya. Cependant, vous pouvez double-cliquer sur un élément Contenu en ligne, ou utiliser le menu contextuel, pour l’ouvrir dans un autre onglet afin d’interagir avec.

Exemples de contenus externes pouvant être affichés via l’outil de contenu web :

MS PowerBi
MS Excel via Sharepoint
MS Word via Sharepoint
MS Powerpoint via Sharepoint
MS Visio via Sharepoint
Google Spreadsheet
Google Doc
Google Slides
Google Map
Youtube
Vimeo

En permettant l’intégration de ressources externes, nous visons à fournir un espace collaboratif où les utilisateurs peuvent accéder et visualiser les données dont ils ont besoin. Cette fonctionnalité ouvre un monde de possibilités pour les équipes et les organisations qui cherchent à optimiser leurs flux de travail et à prendre des décisions basées sur les données.

Consultez la documentation pour découvrir les pré-requis et pour commencer à utiliser l’outil Contenu en ligne dans vos salles iObeya !

Gestion des salles en libre service

Récemment, nous avons introduit de nouvelles fonctionnalités permettant une gestion décentralisée des salles en donnant aux utilisateurs la possibilité d’avoir plus d’autonomie dans l’administration de leurs salles.

Les premiers retours que nous avons reçus confirment les avantages de la mise en œuvre de la gestion en libre-service des salles. Cela accélère l’adoption d’iObeya tout en offrant la flexibilité nécessaire pour déployer plus facilement la solution à plus grande échelle.

Cependant, il est important de responsabiliser les utilisateurs lorsqu’ils créent de nouvelles salles afin de garder le contrôle sur le déploiement et éviter d’avoir des salles inactives sur la plateforme. Afin de répondre à ce défi, le processus de gestion en libre-service des salles a évolué avec iObeya 4.20 on premise.

Afin de prévenir les salles inactives, toute salle créée en libre-service sera désormais archivée par défaut après 30 jours. Pour garantir aux administrateurs de salle la possibilité de renouveler ou de prolonger leurs salles avant qu’elles ne soient archivées, un rappel sera affiché dans la salle 15 jours avant la date d’archivage.

Cette alerte incite les administrateurs à agir s’ils souhaitent conserver la salle ouverte et active. Ils peuvent contacter leur administrateur de domaine ou de plateforme pour voir les modalités afin de prolonger la durée de la salle au-delà des 30 jours, voire la rendre permanente.

Les utilisateurs sont également encouragés à fournir une description claire de l’intention d’utilisation de la salle lors de sa création. Cela aidera les administrateurs de la plateforme à comprendre l’utilisation qui est faite de chacune des salles et simplifiera la gestion des salles actives.

Nouveau outil: Formes libres

Dans la version 4.20 on premise d’iObeya, nous avons ajouté un nouvel outil dans le catalogue: les Formes libres. Il combine la simplicité des formes de base disponibles dans iObeya avec la flexibilité de l’outil Texte libre. Son intérêt principal est de faciliter la manipulation des formes sur les panneaux iObeya et de permettre aux utilisateurs de créer des schémas ou des diagrammes rapidement et facilement.

Avec l’outil Formes libres, vous pouvez redimensionner les formes de manière non-homothétique, changer le type de forme directement sur le panneau et ajuster les couleurs de remplissage, des bordures, ainsi que la position du texte sans devoir passer par la configuration de l’outil dans le dock. Cela permet à l’utilisateur de bénéficier d’une expérience plus fluide pour les cas d’usages reposant sur l’usage de formes.

Ce nouvel outil améliorera grandement vos sessions de whiteboarding et de brainstorming. Il vous permettra de structurer vos sessions, vos processus et votre travail plus efficacement.

Excellence Operationelle

Module QCD (Offre Entreprise)

Rappel ☝

Il s’agit d’un module qu’il faut installer et activer sur votre plateforme. S’il n’est pas disponible, vous devez demander à votre administrateur de plateforme d’activer le module QCD.

Visibilité des échéances améliorée sur les cartes actions QCD

Jusqu’à maintenant, quand une action était échue, il n’y avait pas d’indicateur visuel pour avertir les utilisateurs que l’action était en retard.

Nous avons amélioré la visibilité de l’échéance sur les cartes actions QCD avec 3 états différents :

1. s’il reste plus de 2 jours avant l’échéance, le champ est blanc ;

2. s’il reste moins de 2 jours, le champ devient orange ;

3. si l’échéance est passée et l’action n’est pas résolue, le champ devient rouge.

Ceci aidera à identifier les priorités parmi les actions ouvertes, que vous soyez sur un panneau Kanban, dans le plan d’action QCD, ou dans la table d’actions d’un panneau QCD.

QCD - mode simplifié

Beaucoup de nos utilisateurs utilisent QCD pour créer des tableaux de bord de Management Visuel, conçus et standardisés avec soin à travers toutes leurs usines et autres entités.

Nos clients ont connu un succès incroyable en utilisant QCD, qui non seulement standardise le rendu de leurs panneaux sur le terrain, mais offre également un large éventail de fonctionnalités avancées. Cependant, nous sommes conscients qu’apprendre tous les tenants et aboutissants de QCD peut être très long pour les opérateurs et ajouter à leur charge cognitive.

Nous sommes heureux d’annoncer dans iObeya 4.20 on premise un mode simplifié de QCD, conçu pour faciliter l’expérience utilisateur des opérateurs de terrain.

Que fait le mode simplifié ? En tant qu’administrateur de salle, vous pouvez activer ce mode depuis le menu d’utilitaires QCD présent sur les panneaux QCD. Seul un administrateur de salle peut activer ou désactiver ce mode. Une fois activé, les administrateurs de salle conservent les accès aux fonctionnalités habituelles, tandis que les utilisateurs standards, avec la permission “édition de panneau”, accèdent à un menu contextuel simplifié pour les lettres QCD, tables d’actions, graphiques et tables de données.

Ils ne pourront ainsi pas dupliquer, supprimer ou déplacer par mégarde les éléments QCD verrouillés sur le panneau. Veuillez noter que cela ne s’applique pas aux autres éléments comme les différents types de cartes, textes libres, gommettes, ces éléments restant pleinement fonctionnels.

Vos opérateurs ont un accès rapide aux actions principales, comme mettre à jour les indicateurs de performance, signaler les nouveaux problèmes, clore les actions QCD, et peuvent ainsi se concentrer durant les rituels d’animation a interval court (AIC), ce qui augmentera l’impact de l’utilisation d’iObeya au quotidien.

Possibilité de supprimer des entrées dans l’historique QCD

iObeya 4.20 propose une nouvelle fonctionnalité QCD vous donnant le moyen de supprimer des données dans l’historique de vos panneaux QCD.

Tout d’abord, cette fonctionnalité n’est disponible que pour les administrateurs de salle depuis le menu “Voir l’historique” du menu des utilitaires QCD. Vous pourrez alors sélectionner les entrées de l’historique (jours, semaines, mois, années) que vous souhaitez supprimer.

Attention, si vous supprimez une entrée de l’historique, cela supprime tout ce qui est lié à la période concernée, c’est-à-dire les valeurs des indicateurs et les actions attachées aux lettres qui se retrouvent dans les plans d’action ou la table des actions. De plus, la suppression dans l’historique QCD peut avoir des impacts sur l’arbre de consolidation en place car les valeurs d’indicateurs utilisées pour le calcul seront supprimées.

Cette fonctionnalité peut servir de nombreux usages, par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que vous vouliez ajouter des indicateurs à vos lettres dans votre tableau QCD et vous souhaitez réinitialiser les périodes déjà créées sans cet indicateur.

Vous pouvez également nettoyer vos données QCD des années précédentes dont vous n’avez peut-être plus besoin ou qui ne sont plus pertinentes si vos indicateurs ont beaucoup évolué dans le temps.

Possibilité d'utiliser l'option "ignorer les valeurs vides" pour les formules personnalisées de consolidation QCD

Avec iObeya 4.20 on premise, nous avons apporté un changement dans la configuration des formules personnalisées de consolidation. Auparavant, si vous configuriez une formule de consolidation personnalisée mais que certains indicateurs n’étaient pas renseignés au cours de la période, vous ne pouviez pas activer l’option d’ignorer les valeurs vides afin de ne pas bloquer la consolidation.

Jusqu’à présent, la consolidation de ces indicateurs manquants avec d’autres indicateurs renseignés dans un autre panneau QCD ne fonctionnait pas, et vous aviez une valeur vide indiquant que la consolidation avait échoué dans votre lettre consolidée.

C’est un élément important qui empêchait certains utilisateurs d’utiliser la consolidation dans de nombreux cas d’usage. Nous avons apporté une amélioration qui vous permet, via une nouvelle option ,d’ignorer les valeurs manquantes afin que votre formule personnalisée de consolidation fonctionne et vous propose un résultat avec les données disponibles.

Vous pouvez désormais mettre en place des formules avancées, adaptées à vos besoins, et paramétrer votre management visuel avec la consolidation d’indicateurs qui correspond à votre cas d’utilisation !

Agile@Scale

Rappel ☝

Si ces fonctionnalités ne sont pas disponibles, vous devez demander à votre administrateur de plateforme d’activer le module Agile, le connecteur Jira et/ou le connecteur Azure DevOps.

Connexion OAuth2 supportée sur Jira DC/Server

Atlassian, la société derrière Jira, recommande d’utiliser OAuth (Open Authorization) comme moyen efficace et sécurisé de faire une intégration avec l’API REST de Jira. Le protocole OAuth permet aux applications tierces comme iObeya d’accéder à des ressources protégées pour le compte d’un utilisateur, sans qu’il ait besoin de partager ses identifiants.

Nous avions annoncé en début d’année que le connecteur Jira pour iObeya était maintenant compatible avec la version 9 de Jira Data Center (Jira DC). Nous poursuivons nos efforts pour mieux supporter les grandes sociétés qui font le choix de Jira DC, et nous sommes heureux de vous annoncer que la nouvelle version du connecteur Jira supporte OAuth 1.0 et OAuth 2.0.

Ceci a été rendu possible car Atlassian fournit un support complet des services de l’API Jira qui sont requis par le connecteur Jira lorsqu’il utilise OAuth 2.0. Notez bien que, si vous souhaitez utiliser l’authentification OAuth 2.0, vous aurez besoin au minimum de Jira 8.22 ou Jira 9.0.

Nous avons ajouté un nouvel article dans notre FAQ pour qu’il vous soit plus aisé de comprendre quelle version d’OAuth vous pouvez utiliser selon votre version de Jira

Ordre des cartes conservé lors de l’import en masse depuis Jira et Azure DevOps

Lorsqu’on utilise l’import en masse avec nos connecteurs Azure DevOps (ADO) ou Jira, on peut choisir ses filtres favoris pour récupérer plus facilement les informations souhaitées afin de les manipuler sur les panneaux iObeya.

Avec la version 4.20 on premise d’iObeya, vous pouvez maintenant importer vos données directement sur un panneau iObeya tout en préservant l’ordre spécifié dans la requête sélectionnée dans l’interface d’import de masse. Cela vous permet de gagner du temps puisqu’il n’est plus nécessaire de trier manuellement les cartes une fois importées.

Par exemple, vous et votre équipe souhaitez utiliser un de nos connecteurs pour visualiser le backlog produit. Vous pouvez créer un filtre dédié pour récupérer les tickets ordonnés par priorité dans Jira ou ADO de telle sorte que les tickets les plus importants soient toujours listés en premiers.

Ainsi, à chaque fois que vous réutiliserez ce filtre pour importer des éléments du backlog, les cartes déjà présentes sur le panneau seront mises à jour, et les nouvelles seront créées en haut à gauche du panneau, avec l’élément le plus prioritaire apparaissant en premier.

Les éléments les plus importants apparaîtront au sommet de la pile de cartes créées sur le panneau, et votre équipe pourra ainsi prioriser facilement les nouvelles tâches à traiter.

Convertissez les cartes et notes iObeya en Epics dans Jira

Nous nous efforçons d’étendre continuellement les capacités d’intégration de la plateforme avec d’autres systèmes afin d’améliorer l’expérience utilisateur et d’optimiser les flux de travail. Par ailleurs, iObeya est reconnu comme un outil idéal pour capturer des idées et brainstormer afin de transformer ces idées en opportunités qui peuvent ensuite être retranscrites en Epic dans Jira.

Jusqu’à présent, le connecteur Jira n’était pas en mesure de convertir les notes/cartes iObeya en Epic Jira. Cette limitation était principalement dû au champ “Nom de l’Epic” qui est obligatoire dans Jira. Les notes et cartes iObeya ne peuvent contenir qu’un seul champ “Titre”, qui était jusqu’alors mappé sur le champ “Résumé” lors du processus de conversion.

Nous avons suivi vos recommandations en faisant correspondre le titre de la note/carte iObeya aux champs “Résumé” et “Nom de l’Epic” afin de permettre la conversion lors de la sélection du type Epic. En conséquence, il est désormais possible avec iObeya 4.20 on premise de convertir une note/carte iObeya en un Epic Jira.

De plus, nous avons profité de l’occasion et fait les modifications nécessaires pour que les liens iObeya soient désormais conservés entre les cartes Jira après conversion. Bien que les liens eux-mêmes ne soient pas convertis en liens Jira pour le moment, cette amélioration favorise la continuité du travail entre iObeya et Jira, garantissant une meilleure expérience utilisateur par la même occasion.

Administration de la plateforme

Modèles d’email - plus de contenu

Depuis la version 4.8, il est possible de personnaliser les modèles d’emails envoyés par iObeya et ceux-ci sont préservés après chaque mise à jour. Cela signifie que les administrateurs de plateforme peuvent modifier le contenu des emails envoyés par iObeya pour mieux les adapter à leurs règles de gouvernance et au contexte de déploiement.

Aujourd’hui dans la version 4.20 on premise, nous avons largement augmenté le nombre limite de caractères autorisés pour personnaliser le contenu, passant de quelques centaines à plusieurs millions de caractères, ce qui permet une personnalisation totale des emails iObeya avec du code HTML et CSS.

Performance et Stabilité

Nous nous efforçons d’améliorer constamment la performance et la stabilité de la plateforme iObeya. Ci-dessous une liste des fonctionnalités et parties du produit où vous trouverez de meilleures performances dans la version 4.20.

Nous avons optimisé le temps de migration nécessaire entre deux versions afin de minimiser l’impact du déploiement de chaque nouvelle version sur la disponibilité du service.
Nous avons réduit les conflits et les erreurs qui peuvent survenir lors de sessions de collaboration intensive impliquant de nombreux participants qui déplacent activement des éléments sur le panneau et utilisent simultanément la corbeille du tableau ou la zone d’échange.
Récemment, nous avons été confrontés à différents cas où des panneaux QCD pouvaient rester bloqués quand la consolidation était lancée. Nous avons trouvé la cause racine du problème et nous avons apporté les corrections nécessaires dans la version 4.20 on premise. Par mesure de sécurité, nous avons aussi créé un service dédié dans l’API permettant de débloquer un panneau au cas où le problème refait surface. Une page dédiée à ce problème (Anglais) a été publiée sur le Resource Center. Nous vous présentons nos excuses pour la gêne occasionnée.

Release notes 4.20 On Premise

Si vous souhaitez en savoir plus sur iObeya 4.20 on premise, veuillez consulter les Notes de version (Anglais) afin d’obtenir une liste complète des modifications et correctifs de cette version.