Les nouveautés d’iObeya 4.8 – version on-premise

Information 📰
Cette version on-prem combine les nouvelles fonctionnalités et correctifs déjà disponibles avec iObeya cloud pour les versions 4.7 et 4.8. Cependant, des améliorations et des correctifs supplémentaires ont été inclus afin de la certifier pour un déploiement sur site (on-premise).

Nouveautés générales

Nouvelles tailles de panneau

La salle Obeya est un élément central du Management Visuel hérité du Lean mettant en avant l’importance de tableaux visuels et structurés dans les salles de réunion.

Depuis sa première version, iObeya a été conçu pour digitaliser les salles Obeya tout en conservant tous les avantages du Management Visuel et en réduisant les contraintes physiques.

Au cours des 10 dernières années, vos retours ont confirmé que les panneaux structurés, combinés aux salles virtuelles, sont plus performants que les panneaux infinis. Ils vous permettent entre autre de:

Organiser l’information en évitant que les utilisateurs ne se perdent
Focaliser l’attention des participants durant vos rituels
Déployer votre système de Management Visuel tout en supprimant les silos organisationnels
Simplifier le passage du physique au digital grâce à un langage commun

Cependant, l’une des demandes les plus populaires dans notre backlog était de mettre à disposition des utilisateurs des plus grands panneaux afin de mieux supporter certaines pratiques tels que les PI Planning, les ateliers de Value Stream Mapping ou encore la gestion de projets.

Nous sommes donc très heureux de vous annoncer que iObeya 4.8 propose quatre nouvelles tailles de panneaux: 5A0, Double 3A0, Double 4A0, et Double 5A0.

Ces nouvelles tailles sont disponibles pour tous les types de panneaux sauf les panneaux QCD et DCM.

Les panneaux blancs iObeya sont également disponibles dans un nouveau format de type portrait. Cela vous permettra de passer en quelques clics du mode portrait au mode paysage en fonction de vos besoins.

Nouveau style graphique pour les fonds de panneaux

Au fil des versions, nous avons régulièrement ajouté des nouveaux modèles de fonds de panneaux prêt à l’usage dans le catalogue iObeya. Avec iObeya 4.8 nous les avons mis à jour avec un style graphique unifié!

Nous avons saisi cette opportunité pour prendre en compte les recommandations des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 dans le but de proposer des modèles plus accessibles.

Ne vous inquiétez pas, vos panneaux existants ne seront pas impactés sauf si vous décidez de changer manuellement le fond de panneau (si vous le faites, vous ne pourrez plus revenir à l’ancien modèle car il n’est plus dans le catalogue).

Nous espérons que vous apprécierez le nouveau rendu de nos modèles de fonds de panneaux !

Amélioration du rendu des cartes d’activités

L’un des avantages du Management Visuel est d’améliorer la communication au sein d’une organisation en permettant aux individus d’accéder et de comprendre rapidement une information au bon moment. C’est dans cette optique que nous avons amélioré le rendu des cartes activités.

En effet, dans les versions précédentes il était parfois difficile de différencier les cartes d’une même couleur sur un panneau planning par exemple.

Désormais, l’épaisseur ainsi que le contraste des bordures des cartes ont été renforcés afin de mieux différencier le début et la fin de chaque projet.

Ordre des cartes fixe dans la collection

Jusqu’à présent, l’ordre des cartes dans une collection était défini sur la base de la date de la dernière modification, de sorte que la dernière carte modifiée soit en tête de liste. De ce fait, l’ordre changeait continuellement en fonction des cartes modifiées.

Afin de garantir un accès plus efficace à l’information, nous avons décidé de figer l’ordre des cartes. Désormais, l’ordre est basé sur la date d’ajout des cartes à la collection. Il est donc plus facile de naviguer et d’accéder à une carte car elle reste à la même position dans la liste.

De plus, les cartes archivées sont regroupées à la fin de la liste, ce qui permettra aux utilisateurs de rester focaliser sur les tâches en cours et les priorités.

Cet ordre logique vous aidera à naviguer plus facilement entre chaque niveau de votre système de Management Visuel.

Accédez facilement aux derniers panneaux consultés

Vous cherchez un des derniers panneaux sur lequel vous avez travaillé, ou un panneau qu’un de vos collègues vous a envoyé pour préparer la prochaine réunion ?

Vous trouverez désormais les derniers panneaux que vous avez visités directement sur la page d’accueil, ainsi vous accéderez plus facilement à tous les panneaux sur lesquels vous avez besoin de travailler !

Vous pouvez toujours cliquer sur la croix dans le coin en haut à droite de l’image du panneau pour le retirer de la liste.

Lean Enterprise

Passer de l'idée à l'action

Avez-vous déjà rêvé de convertir vos idées en cartes? Votre rêve devient réalité avec iObeya 4.8 !

Suite à un brainstorming ou une séance de rétrospective, vous pouvez désormais convertir vos idées en problèmes à résoudre ou en actions à mener en utilisant les cartes iObeya: carte Standard, carte d’Activité, carte Résolution de Problèmes (QRQC), carte Feature, carte Story ou carte d’Action QCD.

En plus d’apporter un gain de temps, cette nouvelle fonctionnalité favorise l’amélioration continue et l’innovation dans vos équipes tout en stimulant votre productivité.

Nouveau raccourci Assigner/Envoyer à soi-même sur les cartes

Les cartes standards et activités sont conçues pour gérer efficacement les projets et les tâches grâce à des champs avancés tel que la date d’échéance et les assignations d’utilisateurs.

Afin de simplifier l’utilisation d’iObeya tout en permettant l’engagement de l’équipe, nous avons décidé de faciliter l’assignation ou l’envoi d’une carte à soi-même.

Désormais, sur les cartes Standard et les cartes d’Activité, plus besoin de chercher votre nom dans la liste des membres de l’équipe. Un raccourci est disponible dans le menu contextuel de la carte lorsque vous modifiez les assignations de la carte, ou lorsque vous envoyez la carte à un autre utilisateur.

Industry 4.0

Module QCD (Offre Entreprise)

Rappel ☝
Il s’agit d’un add-on qu’il faut installer et activer sur votre plateforme. S’il n’est pas disponible, vous devez demander à votre administrateur de plateforme d’installer ce module.

Aperçu détaillé des résultats de consolidation

Le module QCD offre la possibilité de créer des formules de consolidation pour agréger des données en provenance de différents indicateurs de performance afin d’obtenir une vue d’ensemble de différents projets ou départements.

Cependant, dans des organisations complexes, mettant en œuvre plusieurs niveaux de pilotage de la performance, il n’est pas toujours facile de comprendre le résultat obtenu à l’issue d’une consolidation.

Dans la version 4.8 du module QCD, nous avons ajouté une nouvelle vue permettant d’accéder au détail des différents indicateurs composant une consolidation. Cette interface permet également de naviguer dans l’arborescence d’indicateurs afin de mieux comprendre ce qui impacte la performance globale de l’organisation.

Grâce à cette vue, il est maintenant possible de parcourir très facilement votre réseau de panneaux de Management Visuel, et de salles virtuelles iObeya, pour mieux comprendre les déviations et les problèmes au sein de votre système afin d’identifier les causes racines à l’origine de vos écarts de performances.

Nouveaux opérateurs de consolidation QCD : Min et Max

L’add-on QCD vous permet de saisir des données et d’évaluer la performance opérationnelle tout en permettant la consolidation des données afin de créer une vue d’ensemble de la performance globale de votre organisation.

Les capacités de consolidation sont enrichies de deux nouveaux opérateurs: min et max. Cela vous permettra d’identifier les valeurs les plus élevées et les plus basses dans votre arbre d’indicateurs de performance.

Les opérateurs min et max sont également disponibles lorsque vous créez des formules de consolidation sur mesure permettant la mise en place d’un pilotage de la performance plus élaboré.

Ces nouveaux opérateurs peuvent vous aider à isoler les valeurs extrêmes et les consolider pour analyser les écarts de performance de votre système et identifier les leviers d’améliorations.

Sélectionnez la période à éditer dans l'interface simplifiée de saisie des indicateurs QCD

L’interface simplifiée de saisie d’indicateurs du module QCD permet de saisir les données de performance sur la période en cours défini sur un panneau QCD via une interface conviviale et optimisée pour être utilisée sur tablette.

Avec iObeya 4.8, il est désormais possible de naviguer dans les différentes “cases” de la lettre sur la période en cours du panneau afin de saisir des données plus facilement. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de découpage (temporel et personnalisé) sur les lettres QCD.

Exportez toutes les actions QCD d'une salle

Jusqu’à présent il était possible d’exporter toutes les actions QCD d’un panneau dans un fichier CSV afin de pouvoir utiliser ces informations en dehors de iObeya. Maintenant vous pourrez également exporter toutes les actions d’une salle dans un seul fichier CSV en un clic.

A partir de la vue salle, ouvrez l’utilitaire QCD dans la barre d’outils présente sur la gauche de l’interface et sélectionnez Exporter>Exporter les actions.

Création d'une option on/off pour les actions escaladées via le tableau d'action mode 3 " Toutes les salles "

Dans la version 4.8 d’iObeya, nous avons dû apporter quelques modifications au comportement de visualisation des actions escaladées à partir d’un tableau d’actions en raison de contraintes de sécurité et de confidentialité. Auparavant, lorsqu’une action était escaladée, tous les utilisateurs, même ceux qui n’avaient pas accès à la salle source d’où l’action était escaladée pouvaient y accéder. Ainsi, avec ce mode 3 ” Toutes les salles “, toutes les actions d’une salle source, escaladées ou non, visualisées à partir du plan d’action, étaient accessibles. Notre équipe de sécurité a effectivement identifié cette faille et nous avons apporté des modifications afin de bloquer l’accès à toutes les actions dans la salle d’escalade si un utilisateur n’avait pas accès à la salle source.

Après avoir reçu des retours de la part de nombreux utilisateurs sur la façon dont cela bloquait leur activité quotidienne, nous avons pris en compte cette demande et créé une alternative sous forme d’un “option” dans les paramètres d’escalade de la salle.

A quoi sert cette option ? Eh bien, par défaut, cette option est désactivée dans la salle et les actions QCD fonctionnent comme elles le font actuellement. Lorsque cette option est activée (uniquement par un administrateur de salle), elle permet aux utilisateurs qui n’ont pas accès à la salle source d’où une action est escaladée de visualiser ses “actions escaladées” via les tables d’actions en mode 3. Les actions non escaladées restent inaccessibles, conformément au système standard de gestion des permissions.

Alors, la prochaine question qui pourrait vous venir à l’esprit est : pourquoi ne pas avoir réinitialisé les paramètres d’origine ? La raison est simple, alors que beaucoup d’entre vous voudraient donner accès aux actions d’une salle particulière à tous les utilisateurs, il y a beaucoup de clients qui voudraient garder la confidentialité de certaines salles, par exemple, les salles dédiées à la R&D qui pourraient avoir des informations sensibles et ces clients ne veulent pas que tous les utilisateurs aient accès aux actions d’une certaine salle.

Cette fonctionnalité donne aux utilisateurs la possibilité de choisir entre les deux options au lieu d’avoir un paramètre par défaut !

Augmentation du nombre de niveaux d'escalade pouvant être configurés

Enfin, dans cette version 4.8, vous pouvez désormais définir jusqu’à 100 niveaux d’escalade. Cela permet de renforcer votre système d’escalade d’informations et de mettre en place des processus en cascade entre les couches ou départements de votre organisation.

Module DCM (Enterprise plan)

Affichez un QR code à partir des cartes DCM

Le nouveau module Daily Capacity Management (DCM) disponible depuis la version 4.6 permet de numériser les plannings de production, les tableaux utilisés pour de la gestion de capacité, ou tout type de panneaux de planification du travail en utilisant iObeya.

Afin de faciliter le lancement ou l’exécution d’un ordre de fabrication sur le terrain et diminuer les risques d’erreur de saisie, vous pourrez désormais afficher un code QR depuis une carte DCM afin d’accéder rapidement aux données stockées dans la carte.

Le QR code peut être scanné à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette afin d’accéder rapidement à une documentation technique, à des instructions détaillées, ou toute autre information utile pouvant être référencée dans le champ hyperlien des cartes DCM.

Agile@Scale

Module Agile (Offre Entreprise)

En tant que partenaire Scaled Agile Framework® (SAFe®), nous aidons de nombreuses grandes organisations à déployer rapidement l’agilité à grande échelle en s’appuyant sur la puissance du Management Visuel.

En effet, depuis la version 4.0, nous mettons à disposition des modèles de panneaux et des cartes basés sur le cadre méthodologique SAFe® (carte features, carte story) afin d’accélérer les programmes de transformation Lean-Agile.

Pour continuer sur cette lancée, nous apportons des nouveautés dans les cartes Agile iObeya afin de nous aligner avec l’évolution de la version 5.0 de SAFe®.

Nouvelles valeurs acceptés pour le calcul du WSJF

Le Weighted Shortest Job First (WSJF) est une méthode de priorisation du travail qui permet aux équipes agiles de prioriser leurs tâches afin de maximiser la valeur livrée à l’utilisateur final. Cette méthode donne un score pour chaque tâche qui est calculé à partir du coût du retard divisé par l’effort nécessaire pour réaliser la tâche.

Afin d’offrir plus de flexibilité dans l’application de cette méthode, les valeurs acceptées par iObeya pour calculer le score WSJF d’une carte Feature ne sont plus limitées à 10 maximum.

En d’autres termes, les équipes pourront désormais utiliser l’échelle de Fibonacci (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21,…), ou tout autre modèle d’estimation utilisant des valeurs supérieures à 10, pour calculer le score WSJF afin de prioriser leur backlog.

Les cartes Story acceptent jusqu'à 999 story points

Les Story Points sont des unités utilisées dans les méthodologies Agiles pour estimer la charge de travail nécessaire à la réalisation complète d’une tâche ou d’un travail quelconque. Comme les cas d’utilisation peuvent varier d’une équipe à l’autre, ou d’un projet à l’autre, nous avons augmenté la limite du champ Story Points à 999.

Connecteur Jira (Offre Entreprise)

La dernière version du connecteur Jira apporte une valeur ajoutée à la gestion des tâches et dépendances entre les équipes.

Les deux nouvelles fonctionnalités offertes par cette version sont :

Gérer les dépendances directement dans iObeya,
Gérer les liens d’Epopée (i.e. Epic links).

Création et édition des liens et dépendances Jira depuis iObeya

Nous poursuivons notre intégration avec Jira en permettant aux Chefs de Projets de gérer visuellement les tâches liées dans une interface plus structurée et conviviale grâce à iObeya. Ainsi, les utilisateurs pourront identifier, créer et modifier les dépendances entre les tâches Jira directement dans sur leurs panneaux iObeya.

De plus, étant convaincu du potentiel du Management Visuel, nous avons également apporté des améliorations dans le menu d’édition des tickets liés et dans l’onglet de la collection des cartes. Les dépendances sont donc classées par type de liens et par ordre alphabétique afin d’améliorer l’expérience utilisateur et faciliter la gestion des dépendances.

Support du champ lien d'épopée

Dans Jira, le lien d’épopée (Epic link) est l’une des fonctionnalités les plus utiles permettant la gestion de gros lots de travail. L’épopée (Epic) est décomposée en plusieurs tâches ou tickets Jira, qui s’étendent sur plusieurs sprints et peuvent impliquer différentes équipes.

Ainsi, dans cette nouvelle version du connecteur Jira, grâce au support du champ lien d’épopée, les utilisateurs peuvent désormais gérer les liens d’épopée directement dans iObeya. Cette nouvelle fonctionnalité permettra de réduire la nécessité de jongler entre iObeya et Jira, en augmentant ainsi l’efficacité des équipes lors des rituels agiles tels que la planification PI et l’affinement du Backlog.

Les nouvelles capacités offertes par le support du champ lien d’épopée sont :

le champ lien d’épopée est désormais un champ par défaut dans la carte Jira,
les utilisateurs peuvent lier des tickets Jira existants à une épopée directement depuis l’éditeur de la carte,
les utilisateurs peuvent lier des tickets en cours de création à des Epics existants.

Il n’a jamais été aussi facile de décomposer les Epics en User stories tout en permettant l’alignement des équipes grâce à votre système de Management Visuel.

Connecteur Azure DevOps (Offre Entreprise)

Carte Azure DevOps sans balises HTML dans la description

Avez-vous déjà été frustré par les balises HTML affichées dans le champ de description des cartes Azure dans iObeya ?

Avec iObeya 4.8, dans l’éditeur de la carte, la description est désormais lisible sans balises HTML. Cette amélioration vous permettra ainsi de consulter les informations disponibles dans le champ description quel que soit son contenu (texte simple ou contenu avancé formaté en HTML).

Si vous souhaitez modifier la description, vous pouvez cliquer sur l’ID de l’élément de travail en haut à gauche de votre carte pour l’ouvrir dans Azure DevOps.

Sélectionnez les types de liens Azure DevOps à afficher dans iObeya

L’un des grand avantages du Management Visuel appliqué à la gestion de projet Agile est la capacité de pouvoir identifier et visualiser facilement les dépendances entre les équipes et les projets.

Par exemple, durant les séances de PI Planning, ces grands événements où plus de cent participants travaillent simultanément sur un même panneau, il est souvent difficile pour les différentes personnes impliquées d’identifier les dépendances entre les tâches et les équipes pouvant impacter la création d’un planning de réalisation viable.

Suite aux retours que nous avons collectés à ce sujet, la version 4.8 du connecteur Azure DevOps vous permet de :

Choisir d’afficher ou non les dépendances sur un panneau
Sélectionner les types de dépendances à afficher

Il est désormais plus facile pour les utilisateurs d’identifier et de gérer les dépendances dans iObeya, tout en personnalisant les informations affichées sur un panneau en fonction de leurs cérémonies Agile.

Une meilleure gestion des nœuds de classification: chemins de zones et d’itérations

Les chemins d’accès aux zones et les chemins d’itération également appelés nœuds de classification, vous permettent de regrouper vos éléments de travail en différents types d’éléments ou de périodes de temps afin de les classer et de définir une hiérarchie de chemins d’accès. Cependant, jusqu’à présent iObeya ne récupère que la feuille de votre zone ou arbre d’itération.

Grâce à vos retours, nous sommes heureux d’annoncer que dans cette nouvelle version, vous pourrez désormais récupérer tous les différents niveaux de vos nœuds de classification dans iObeya. En d’autres termes, dans tous les champs de chemin d’itération ou de chemin de zone dans iObeya, vous serez en mesure de récupérer tous vos nœuds de classification que vous avez configurés dans Azure DevOps.

De plus, pour vous aider à naviguer entre les différentes structures de classification des nœuds et à trouver facilement les bonnes données, nous avons décidé d’améliorer la façon de rechercher les valeurs. Ces nouveaux critères de recherche vous aideront à trouver facilement et rapidement les valeurs que vous recherchez.

Pour en savoir plus sur les critères de recherche des chemins d’accès aux zones et chemins d’itération, veuillez consulter la documentation disponible ici.

Le panneau Azure DevOps Kanban

Dans la version 4.6, nous avons introduit le nouveau connecteur Azure DevOps avec la table Azure Sprint qui vous aide à planifier votre travail dans vos sprints dans une interface conviviale.

Nous continuons à renforcer la maturité du connecteur avec plus de cas d’utilisation couverts dans iObeya, en introduisant un nouveau panneau: la table Azure Kanban.

Le panneau Kanban vous permettra de connecter vos panneaux iObeya à vos flux de travail Azure DevOps. En effet, en déplaçant vos cartes Azure d’une colonne ou d’un couloir à l’autre, iObeya modifiera automatiquement leurs valeurs dans Azure DevOps, et vice-versa. Lors de la configuration votre panneau Kanban, vous pourrez également:

Choisissez et réorganisez les étapes du flux de travail que vous souhaitez afficher dans votre tableau Kanban
Affichez les couloirs pour visualiser les différentes classes de travail sous forme de couloirs horizontaux au tableau
Affichez vos limites de travaux en cours (WIP limits) configurées dans Azure et visualisez-les sur chaque étape de votre flux de travail.

Avec ce nouveau panneau Kanban connecté à vos données Azure DevOps, il n’a jamais été aussi facile d’identifier rapidement vos goulots d’étranglement et de stimuler votre productivité.

Administration de la plateforme

Nouvelles informations affichées dans l'interface de gestion des salles

Pour aider les administrateurs de plateforme à gérer les domaines et salles plus efficacement, nous avons revu les informations affichées sur les listes de domaines et de salles :

La date d’archivage des domaines et salles a été ajoutée pour repérer plus facilement les salles à renouveler,
le statut d’archivage a été mis en avant : en vert pour les salles actives et en gris pour les salles archivées.

Personnaliser le contenu des modèles d'emails envoyés par iObeya

La plateforme iObeya envoie des emails aux utilisateurs dans certaines situations : invitation dans une salle, mot de passe oublié. Le contenu des modèles d’email peut être personnalisé par les administrateurs de plateforme pour mieux s’adapter au contexte de chaque entreprise.

Jusqu’à maintenant, chaque fois qu’une plateforme iObeya était redémarrée après une mise à jour, le contenu des modèles était réinitialisé. Maintenant le contenu personnalisé est sauvegardé et conservé même après les opérations de maintenance.

Autrement dit, avec la mise à jour vers iObeya 4.8 ou supérieure, ce sera la dernière fois que vous devrez recopier vos textes d’emails personnalisés dans les modèles afin de les sauvegarder et les conserver définitivement.

Possibilité d'éditer le champ username pour les administrateurs de plateforme

Les administrateurs de plateforme seront heureux d’apprendre qu’ils peuvent maintenant modifier si besoin le ‘username’ de n’importe quel compte utilisateur. Ceci est possible pour un seul utilisateur en éditant son profil, ou pour plusieurs utilisateurs à la fois en utilisant la fonctionnalité d’import en masse.

Filtrer les utilisateurs par groupe

Quand vous explorez la liste des utilisateurs déclarés sur votre plateforme iObeya, vous pouvez maintenant voir à quels groupes un utilisateur appartient. Il est également possible de filtrer par groupe les utilisateurs affichés, par exemple si vous voulez la liste de tous les utilisateurs d’un groupe donné.

Performance de plateforme

Nous nous efforçons continuellement d’améliorer les performances et la capacité de la plateforme iObeya à monter en charge. Vous trouverez ci-dessous la liste des éléments dans le produit où vous serez susceptible de constater de meilleures performances avec iObeya 4.8.

Le plan d’actions QCD contenant de nombreuses actions s’affiche plus rapidement
La sauvegarde des niveaux d’escalade QCD dans les paramètres de la salle
Un affichage rapide des notifications d’escalade QCD en entrant dans une salle dans laquelle la fonctionnalité est active

Notes de version 4.8

Si vous souhaitez en savoir plus sur iObeya 4.8, veuillez consulter les Notes de version (Anglais) afin d’obtenir une liste complète des modifications et correctifs de cette version.