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Comment implémenter une solution de management visuel ?

Qu’est-ce que le management visuel ?
Comment mettre en place un bon management visuel ?

Parmi la multitude d’outils issus du Lean management, les solutions de management visuel font probablement partie des plus populaires du fait de leur facilité de compréhension et de leur aspect presque ludique. Elles sont aujourd’hui au cœur des environnements industriels et font partie intégrante de la communication au sein d’une organisation.
Cependant, l’implémentation d’une solution de management visuel nécessite de respecter certaines étapes clés afin de s’assurer que l’outil réponde correctement aux attentes des différents utilisateurs et apporte une réelle plus-value à l’entreprise. Nous allons ainsi passer en revue dans cet article l’ensemble des points à surveiller pour garantir le succès de l’implémentation d’une solution de management visuel.

Qu’est-ce que le management visuel ?

Les principes clés et les outils utilisés

Les origines du management visuel remontent au début des années 1980. Son principe est relativement simple sur le papier : utiliser des stimuli visuels afin d’améliorer la performance de différents processus au sein d’une organisation, et permettre de communiquer rapidement et efficacement des informations importantes.
Les outils utilisés peuvent être très divers, allant du simple tableau blanc jusqu’à des outils digitaux comme on en voit apparaitre de plus en plus au sein des environnements industriels. En voici quelques exemples concrets :

Mind Mapping
Panneaux Andon
Planche Heijunka
Poka-Yoke
Diagramme de Pareto
Tableaux de bord numériques (souvent interfacés directement à un ERP ou un MES)

Quel est l'intérêt du management visuel ?

Les avantages de l’utilisation du management visuel sont multiples, voici les principaux :

Communication améliorée et facilitée à tous les niveaux d’une organisation.
Airbus utilise des tableaux de bord numériques (type iObeya) pour afficher les mises à jour de production en temps réel, permettant une communication fluide entre les équipes d’ingénierie et de montage.

Collaboration renforcée entre les équipes : le management visuel encourage la participation de tous les acteurs d’un environnement industriel
Les planches Heijunka sont utilisées dans les usines de fabrication de composants électroniques pour visualiser et équilibrer la charge de travail, favorisant une collaboration inter-équipes pour ajuster les cadences de production.
Performance suivie en temps réel et réactivité accrue.
Volvo, dans ses efforts pour améliorer la performance de ses chaînes de production, utilise le management visuel pour suivre l’efficacité de ses lignes d’assemblage en temps réel.
Compréhension claire et explicite des informations grâce à des stimuli visuels efficaces
Les hôpitaux utilisent des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés de performance tels que les temps d’attente des patients et les taux d’occupation des lits, améliorant ainsi la gestion des ressources et la qualité des soins.

Les bénéfices apportés sont encore plus flagrants dans un environnement industriel dans lequel travaillent simultanément une multitude d’acteurs différents, car il permet une transmission claire et efficace des informations, en les rendant accessibles à tous et en permettant à chacun d’y contribuer.

Comment mettre en place un bon management visuel ?

Constituer une équipe projet adaptée

Choisir en amont les personnes à impliquer dans la mise en place d’un management visuel permet de garantir le bon déroulement du projet. Ces outils ayant très souvent pour objectif d’assurer la communication entre des utilisateurs issus de différentes strates hiérarchiques, il est de bonne pratique d’impliquer dans la conception de la solution tous les acteurs qui seront amenés à l’utiliser.

Il est également important de définir l’animation qui sera mise en place pour faire vivre cet outil. Qui seront les personnes responsables de la mise à jour des informations ? Comment animer ce management visuel ? Les utilisateurs iront-ils consulter les informations de manière autonome ou lors de séances dédiées planifiées régulièrement ?

L’essentiel est de s’assurer que les rôles de chacun aient été correctement définis, tout en gardant en tête qu’un outil de management visuel est un outil vivant, dont les modalités d’utilisations pourraient être ajustées après plusieurs semaines ou mois d’utilisation, avec toujours comme objectif principal de faciliter la communication et la transmission d’information.

Déterminer le cadre et définir les besoins opérationnels précis

Avant de vouloir mettre en place un outil de management visuel dans une organisation, il est essentiel de s’assurer que le cadre dans lequel va s’intégrer cet outil a été correctement défini et analysé. Un des premiers éléments à prendre en compte est le contexte organisationnel et industriel, donc voici les principaux éléments à surveiller :

Les processus déjà en place
Les modes de communication existants
Les niveaux hiérarchiques concernés

Il convient ensuite de prendre en compte les contraintes liées aux infrastructures physiques et numériques, afin que le management visuel s’intègre le mieux possible dans l’environnement.
Exemple : Un tableau numérique tactile ne sera par exemple pas adapté à un environnement de production dans lequel les opérateurs doivent porter des gants de protection.
Une fois que le cadre a été correctement défini, l’objectif est de déterminer les besoins opérationnels auxquels devra répondre le management visuel :

Quelles sont les difficultés rencontrées qui ont amené l’organisation à envisager la mise en place d’un management visuel ?
Quels sont les gains recherchés ? Les problématiques à résoudre ?
Quels indicateurs de performance (KPIs)/indicateurs graphiques peuvent permettre d’at-teindre les objectifs fixés ?
À qui sont destinés ces indicateurs ? Où doivent-ils être affichés ?

Les réponses à ces interrogations vont permettre de clarifier le besoin et de déterminer quel outil semble le plus adapté pour résoudre la problématique initiale.

Choisir et concevoir les outils adaptés

Une fois que les besoins ont été correctement identifiés, vient le moment de choisir le ou les outils adaptés et de les concevoir en conséquence. Comme nous l’avons vu un peu plus tôt, il existe une multitude de solutions de management visuel, chacune répondant à des problématiques précises et s’adaptant plus ou moins bien à certains contextes professionnels.

Pour choisir l’outil adapté, plusieurs paramètres sont à prendre en considération, comme la nature des informations que l’on veut communiquer, les personnes ciblées par cet outil, l’environnement où il sera mis en place ou encore à quelle fréquence les informations doivent être mises à jour.

Le but primaire d’une solution de management visuel étant sa capacité à transmettre facilement et efficacement des informations, des paramètres comme l’ergonomie, la lisibilité, la modularité ou encore la simplicité d’utilisation seront évidemment des éléments clés à prendre en compte pour le choix d’un outil.

La conception et la structure en elle-même de l’outil seront également au cœur d’une mise en place réussie, ces outils étant par définition extrêmement personnalisables. La hiérarchisation des informations, qui passe par l’utilisation de couleurs ou de symboles spécifiques, ou encore l’organisation des informations et des indicateurs seront des éléments qui détermineront le succès d’un outil de management visuel.

Voici une liste de 10 exemples d’outils du management visuel avec leur cas d’utilisation dont vous pouvez vous inspirer :

Tableaux Kanban : Suivi visuel des tâches de travail.
Andon : Signalisation des problèmes sur les lignes de production.
Tableaux de bord numériques : Visualisation des indicateurs clés en temps réel.
Mind Maps : Organisation visuelle des idées et concepts.
Diagrammes de Pareto : Identification des causes les plus fréquentes de problèmes.
Poka-Yoke : Mécanismes de prévention des erreurs.
Graphiques de Gantt : Suivi des phases et délais de projets.
Organigrammes : Représentation des structures organisationnelles.
SQCDP : Suivi des principaux éléments de la production

Assurer l’intégration et l’adoption au sein de l’organisation

Comme tout projet d’amélioration continue ou de Lean management, la réussite de la mise en place d’une solution de management visuel est soumise à plusieurs critères. Alors, comment faire adhérer son équipe au management visuel ?
La résistance au changement est évidemment un élément redouté par de nombreux industriels, mais certaines bonnes pratiques permettent d’en réduire l’impact. Comme évoqué dans le paragraphe précédent, il est essentiel d’intégrer dès le début du projet toutes les parties prenantes, afin que tous les acteurs participent à la mise au point et à l’élaboration de la solution. Plus les utilisateurs sont intégrés tôt dans le processus de conception, plus les chances d’adoption sont élevées.
Les formations et les accompagnements des utilisateurs dans les premiers temps suivant le déploiement de l’outil sont également indispensables. Identifier des référents parmi les différents métiers concernés permet également une bonne transmission des connaissances entre les utilisateurs, en plus de responsabiliser les équipes.
L’outil mis en place doit s’intégrer aux processus de l’organisation ainsi que dans les routines quotidiennes ou hebdomadaires des utilisateurs. C’est comme ça que l’utilisation de la solution deviendra systématique et sera ensuite un élément indispensable dans l’entreprise.

Mesurer l’efficacité de l’outil mis en place

L’efficacité de l’outil peut se mesurer en analysant différents indicateurs. Pour un outil de management numérique digital, il est par exemple facile de surveiller le nombre de consultations ou la fréquence d’utilisation de la solution. Cela permet de mesurer directement le taux d’adoption de l’outil par les utilisateurs.
Nous pouvons également mesurer l’impact plus global de la solution, en analysant des indicateurs de productivité ou de performance, en les comparant aux chiffres relevés avant la mise en place du management visuel afin de quantifier son impact.
Sur le long terme, pour garantir l’efficacité de l’outil, il est essentiel de collecter les retours et les impressions des utilisateurs, pour comprendre les points à améliorer et faire en sorte que l’outil contribue pleinement à l’augmentation de la performance à tous les niveaux.

Il est facile de comprendre pourquoi le management visuel est aujourd’hui un élément clé de la communication en entreprise. Grâce à des indicateurs visuels simples, il garantit une transmission rapide et efficace des informations permettant de réagir au plus vite en cas de besoin.
La réussite de la mise en place d’un outil de management visuel repose cependant sur plusieurs éléments clés, comme une bonne compréhension du besoin et de l’environnement, une sélection de l’outil approprié et une intégration de toutes les équipes concernées dans le développement et le déploiement de la solution.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réussir l’intégration de votre outil de management visuel !

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