Des Oobeyas aux iObeyas

大 部 屋

Photo prise dans une usine de Taiichi Ono, ancien Vice Président de Toyota.
Photo historique prise dans l’usine Toyota de Motomashi au Japon
Une équipe pratique des rituels Lean dans une Obeya physique
Photo d’une équipe pratiquant les rituels Lean dans une Obeya physique
Une équipe travaille sur un panneau SQCDP, hébergé dans une Obeya numérique sur un écran digital iObeya.
Un collaborateur travaille sur un panneau iObeya dans une Obeya digitale
Définition de l’Obeya

par Carol McEwan,
Directrice du Programme Agile chez iObeya

Les Obeyas (Oobeyas), ou “Grande Salle” en japonais, sont des salles de travail dans lesquelles les équipes se réunissent pour collaborer et s’organiser. Les murs des Obeyas sont traditionnellement recouverts de panneaux en papier, notes, post-it, et autre matérialisation de l’intelligence collective qui se révèle en ce lieu. L’Obeya est donc un espace de collaboration et d’organisation qui centralise toutes les informations nécessaires à la réalisation d’un projet.

Cette méthode de travail, mise en lumière dans les années 90 par Toyota, a inspiré les pratiques Lean Product Development aujourd’hui largement utilisées par les groupes industriels. La communauté Agile s’est également inspirée de ces principes.

D’abord physiques, avec des panneaux, post-its et d’autres éléments papier, les Obeyas sont entrées dans le monde numérique avec iObeya pour se mettre au service des équipes distribuées et hybrides.

Définition de l’Obeya

par Carol McEwan,
Directrice du Programme Agile chez iObeya

L’efficacité des Obeyas comme méthode de gestion de projet et de développement produit a été mise en lumière dans les années 1990 alors que Toyota relevait le défi de construire le premier prototype de voiture hybride pour le 21ème siècle : la Prius. Ce modèle connut un succès phénoménal par son avance technologique et fut la première voiture hybride assemblée industriellement.
Image du prototype de la prius de Toyota et Photo prototype de la prius de Toyota 2ème génération
Image du prototype de la prius de Toyota et Photo prototype de la prius de Toyota 2ème génération

Cet exploit a été possible grâce à l’utilisation en interne du “Toyota Product Development System”. Ce système, basé sur les Obeyas, a permis d’organiser et de suivre au plus près la conception de ce nouveau modèle de voiture. Grâce à ce système, Toyota, par le biais de son chef ingénieur Takeshi Uchiyamada, a réussi à concevoir et livrer sur le marché le premier véhicule hybride en moins de 3 ans, et avec 15 ans d’avance sur la concurrence !

Après le succès de la Prius, le système de Lean Product Development (inhérent au Lean Project Management) s’est rapidement développé dans d’autres groupes industriels, séduits par la productivité exceptionnelle de Toyota.

Les Obeyas numériques (iObeya) ont permis d’escalader les problèmes 25 % plus rapidement.

La création d’iObeya est intimement liée aux Obeyas. En effet, en 2012, après s’être rodé quelques années aux Obeyas physiques, le groupe Stellantis (anciennement PSA), exprime auprès de KAP IT (ex-iObeya) le besoin de digitaliser ses “grandes salles” pour le développement produit : l’iObeya est née. Le besoin de synchronisation entre équipes distribuées chez Stellantis est tel, que le format papier n’est simplement plus soutenable. PSA est suivi de près dans sa démarche par Sanofi et Airbus qui adhèrent au concept d’Obeyas virtuelles. L’idée se généralise sur les marchés. Aujourd’hui, iObeya équipe la plupart des grands groupes industriels.

Plus récemment, les confinements liés à la crise du Covid 19, ont donné un nouveau coup d’accélérateur à cette tendance de fond, et mettent en évidence les avantages du télétravail collaboratif sur des supports visuels communs.

Reconstitution d’une Obeya en 3D dans le logiciel iObeya avec différents panneaux tels que SQCDP, planning, etc.
Une Obeya en 3D avec ses différents panneaux : SQCDP, planning, etc.

L’Obeya est plus qu’une “grande salle”, c’est une philosophie, un processus, un moyen de faire travailler ensemble les équipes, pour augmenter la coopération et l’efficience au sein d’une organisation.

Les Obeyas sont les lieux dans lesquels les équipes se réunissent pour aligner l’organisation au global et accroître leur productivité : de la stratégie jusqu’à son exécution. Les panneaux affichés dans les salles Obeyas sont le plus souvent composés de tableaux blancs avec des post-it et des graphiques.

Une Obeya est comme une salle de contrôle dans laquelle les équipes discutent et brainstorment autour des projets, partagent et contrôlent les KPI, escaladent les problèmes et suivent les avancées des projets. Avec le lancement de la Prius, Uchiyamada a en effet compris que le succès dépendait de la capacité d’une organisation à intégrer les efforts de chacun en même temps. C’est la raison pour laquelle la notion d’intelligence collective est prépondérante dans la philosophie Lean, dont la méthode Agile puise ses racines. Quand les équipes partagent l’objectif, la vision et s’alignent en termes de réalisation, ils sont capables d’identifier les problèmes, de les résoudre, et s’ils ne le peuvent pas, de les escalader.

C’est au sein des Obeyas que les équipes pratiquent le Management Visuel dans un cadre très défini et rythmé : sprints, stand-up meetings, plannings, etc.

L’Obeya telle que Toyota l’a inventée a évolué au fil du temps et se décline de différentes façons selon les rituels pratiqués par les équipes.

Les Obeyas se déclinent notamment au sein de 3 méthodologies : le Lean Manufacturing, ou Shopfloor Management, le Lean Project Management et la méthode Agile. Certaines Obeyas permettent de synchroniser les équipes par rapport à un projet, d’autres par rapport à leur métier.

Les Obeyas sont nées chez Toyota. Depuis, les Obeyas se déclinent dans tous les types d’industrie (pharmaceutique, aéronautique, automobile, etc.).

Pour suivre la qualité de la production, les équipes Lean ont à leur disposition différents panneaux qui s’affichent dans leur Obeya :

  • les panneaux SQCDP ou SQDCP pour Sécurité, Qualité, Coût, Délai et Personnel
  • les outils d’animation d’équipes,
  • les arborescences de KPI,
  • le Capacity Planning ou Capacity Management pour optimiser l’ordonnancement.
Impression d’écran d’un panneau SQDC ou SQCD dans l’outil numérique iObeya
Capture d’écran d’un panneau de maintenance sur iObeya, la plateforme lean agile numérique
Capture d’écran d’un panneau Ishikawa sur la plateforme numérique iObeya

Dans le cadre du management de projets Lean, les Obeyas permettent la synchronisation au sein de l’équipe projet et avec les différentes parties prenantes liées au projet.

Les Obeyas couvrent un spectre large qui va du simple projet d’amélioration continue au développement d’un produit au sein d’un pôle innovation.

Pour cela, les équipes ont notamment à leur disposition les outils suivants :

  • Command room
  • War room
  • Team facilitation
  • les panneaux pour la recherche et le développement (R&D)
  • les salles de comptabilité
Capture d’écran d’un panneau planning dans l’outil digital iObeya
Capture d’écran d’un panneau de suivi d’indicateurs dans le logiciel numérique iObeya
Capture d’écran d’une BVSM ou Value Stream Map sur iObeya

Les équipes Agiles ont une culture de “mur Agile” ou ScrumBoard contenant souvent des Kanbans d’équipes accompagnés de BurnDown Chart et parfois même de Lean Canvas et de Personae. Ces “murs Agiles” sont agrémentés de Post-its permettant aux développeurs ou membres de l’équipe de retrouver rapidement une information. Pendant longtemps, les agilistes ont dû documenter en plus l’ensemble des tâches réalisées dans des outils d’ALM (ADO, JIRA), souvent inadaptés aux méthodes Agiles utilisées. Ces radiateurs d’informations ne concernaient généralement qu’une seule équipe ayant peu de dépendances avec les autres équipes.

D’ailleurs, le PI Planning – événement de synchronisation et d’alignement d’équipes Agiles dans le framework SAFe© – portait également le nom de “Big Room Planning”; reflétant ainsi le premier pas du monde Agile dans une Obeya plus conventionnelle. Les éléments centraux récoltés lors des 2 jours de PI Planning sont ainsi conservés dans un lieu commun servant de réseau de synchronisation pour les équipes associées : une Obeya Agile.

Avec l’arrivée de programmes Agiles plus complexes associés au besoin de mise à l’échelle de l’Agilité, les équipes ont dû aller encore plus loin dans le Management Visuel. C’est à ce moment précis que les Obeyas ont commencé à inspirer les agilistes. Mais il subsiste un défaut majeur à cette “Obeya Agile” : le papier ne se déplace que difficilement. Ce réseau névralgique de décision et de synchronisation a tendance à disparaître en partie après les 2 jours de PI planning. La digitalisation de ces Obeyas Agiles devient donc nécessaire afin que les informations puissent être conservées. Avec ces Obeyas Agiles, les équipes agiles peuvent suivre les trains et les sprints définis dans le PI planning. En plus des PI plannings, des panneaux SAFe® sont développés pour aller encore plus loin dans la virtualisation des murs Agiles.

Capture d’écran d’un programme board sur l’outil numérique iObeya
Capture d’écran d’un team board sur la plateforme lean agile en ligne iObeya
Capture d’écran d’un panneau consacré à l’idéation sur iObeya la plateforme digitale

Après des décennies d’Obeyas physiques, le futur des Obeyas sera leur digitalisation.

La virtualisation des Obeyas soulève des interrogations légitimes :

  • Les interactions physiques entre personnes peuvent-elles être répliquées mais cette fois à distance ?
  • L’émulsion qui naît entre les équipes au sein des Obeyas physiques va-t-elle pouvoir perdurer derrière des écrans ?

Ce sont nos clients qui répondent le mieux à ces questions à travers leurs témoignages. Le choix de l’outil permettant de digitaliser ses Obeyas est en fait prépondérant : s’adapte-t-il aux rituels déjà existants en interne ? Offre-t-il le cadre dans lequel les équipes collaborent dans la “vie réelle” ? … Avec iObeya, les équipes reproduisent digitalement l’ensemble des rituels qu’elles utilisent dans “la vie réelle”. L’utilisation de cet outil digital est naturelle, interactive et s’intègre parfaitement aux flux de travail, ou workflows, existants.

Dès la première année d’utilisation d’iObeya, Schneider Electric a connu une amélioration importante de ses délais de livraison sur le marché, avec une amélioration de 70 % de la gestion de projets dans les temps impartis, accompagnée d’un time to market divisé par deux permettant de réaliser plus de projets, plus rapidement

Sylvain Schär
Responsable de l’ingénierie du développement produit chez Schneider Electric

Les Obeyas ont longtemps, et sont encore, utilisées dans leur version papier. Mais de nombreuses organisations font le choix de digitaliser leurs Obeyas pour rester compétitives et faire face aux nouveaux modes de travail : équipes dispersées dans le monde, travail hybride, décalages horaires, etc. Le Management Visuel suit la tendance des Obeyas pour offrir un nouveau mode de collaboration virtuelle.

Aujourd’hui, il est judicieux que le Management Visuel soit virtualisé pour être adopté et déployé encore plus largement. Le monde hybride post covid que nous connaissons en a besoin.

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