ADI digitalise le Lean pour assurer la continuité business

Résultats clés

Réduire les délais de time to market avec plus de projets livrés et le “Value Stream Mapping”

Améliorer la communication et la collaboration entre les équipes grâce à une plateforme unique.

Satisfaire les clients et créer de la valeur grâce au mapping du parcours client.

Fondé en 2007, Adi Development Group construit des communautés résidentielles durables et des bureaux commerciaux primés dans la région du Grand Toronto. Le Groupe gère également le cycle de vie complet du développement immobilier, de l'investissement à la planification, la conception, la construction et la gestion. Nommée parmi les 10 entreprises ayant la croissance la plus rapide en 2019 par le “Globe and Mail”, Adi Development Group est le promoteur immobilier avec la croissance la plus rapide de la région et emploie environ 100 employés.

Problématique

Alors que le développement immobilier est monté en flèche dans le monde entier et devrait continuer à augmenter, une étude de McKinsey montre que la productivité dans le secteur de la construction stagne depuis des décennies. Environ 98 % des projets subissent des dépassements de coûts ou des retards, ce qui coûte des milliers de milliards de dollars dans le monde. En revanche, la productivité de l'industrie manufacturière a presque doublé au cours de la même période.

"Nous avons utilisé les méthodes traditionnelles de développement immobilier pour un certain nombre de projets résidentiels et commerciaux, mais ces derniers avaient tendance à dépasser le budget et à prendre du retard ; en grande partie parce qu'il n'y avait pas de processus en place pour donner de la  visibilité ou même un responsable suivant les différentes étapes du cycle de vie du projet. Cela est d’autant plus vrai avec le télétravail généralisé et les équipes distribuées ", Tariq Adi, PDG du Groupe Adi.

L'entreprise s'efforçait d’assurer la traçabilité des informations critiques dans Microsoft Excel, un travail laborieux pour les équipes d’Adi. Il y avait aussi l'attrait de la numérisation de tout le travail qui avait été fait sur papier : "Des rames et des rames de papier gâchées", a déclaré Tariq Adi. Les connaissances et les flux de travail essentiels qui étaient capturés sur des Post-its et des tableaux blancs ne pouvaient pas être stockés ou partagés numériquement, conduisant ainsi à des silos d'informations - ou pire, à la perte de ces données. "Si vous ne le numérisez pas, il finit dans une poubelle. Nous en avons vraiment souffert. Là où  beaucoup de collaborateurs l'acceptent comme étant la norme, nous avons simplement refusé de continuer ainsi."

Le top management d’Adi, désireux de développer l’activité de manière efficace, a mis en place un processus d'amélioration continue. Ainsi, toutes les données permettant d’identifier rapidement les lacunes, de résoudre les problèmes en temps réel et d' améliorer la qualité à chaque étape ont permis d’aller plus  vite, de faire mieux et de diminuer les coûts.

Armé de ces informations, Adi Development Group a cherché à adopter des pratiques opérationnelles éprouvées de l'industrie manufacturière afin d'augmenter sa productivité, de réduire ses coûts et de mener à bien les projets de développement de manière plus efficace et efficiente. Début 2019, Adi a amorcé sa transformation Lean, qui est, selon le PDG Tariq Adi, "sans précédent dans notre industrie."

Solution: iObeya pour le Management Visuel Lean

Lorsque Adi Development Group a commencé à chercher comment mettre en œuvre les principes Lean au sein de son organisation, il a sollicité l'aide extérieure du Lean Construction Institute (LCI) et du Lean Enterprise Institute (LEI). Ce dernier a d’ailleurs abouti à  un partenariat avec le Groupe Murli. Fondé en 2002, le Groupe Murli est un cabinet de conseil international spécialisé dans le Lean, qui a aidé Adi Development Group à mettre en œuvre une stratégie Lean, en offrant notamment des conseils sur les logiciels technologiques et les services.

"Les dirigeants d'Adi sont très avant-gardistes, des cadres supérieurs aux employés de première ligne. Ils sont déterminés à faire en sorte que le Lean fonctionne pour eux", a déclaré Joe Murli, fondateur et PDG du Groupe Murli.

Travaillant en équipe, le Groupe Murli a entrepris d'aligner la direction d’Adi Development Group sur les principaux problèmes auxquels elle est confrontée, les attributs culturels de l'organisation et la forme que prendrait un processus de transformation. Une partie essentielle de ce processus est la création de “value stream map”, qui est traditionnellement dessinée sur des tableaux blancs dans des pièces physiques. "Nous avons réalisé que si nous devions construire une Oobeya physique pour chacune de nos “Value Stream”, nous aurions besoin d'environ quatre fois l'espace de bureau dont nous disposons actuellement - iObeya était donc intéressante du point de vue du gain d'espace", a déclaré Tariq Adi.

iObeya a également été très importante lorsque nous avons eu besoin de réunir des personnes sur plusieurs sites et de créer virtuellement une “Value Stream Map”, iObeya a facilité cela de manière parfaite.

Joe Murli

Avec iObeya, Adi a pu créer un nombre illimité de "salles" digitales pour tous ses nouveaux responsables de “Value Stream Map”. Cette action  a permis aux événements de type Kaizen, aux améliorations de la chaîne de valeur, ainsi qu’aux autres types de cartographie et de reporting de se poursuivre sans interruption pendant la COVID. En outre, Adi a bénéficié de la capacité d'iObeya d’offrir la même expérience que la gestion visuelle sur papier. "La technologie devait être très intuitive pour permettre aux gestionnaires de la chaîne de valeur de l'utiliser.  iObeya offrait ce qui se rapprochait le plus de nos flux de travail existants. Nous n’avons pas vu d’offre équivalente sur le marché qui puisse faire cela pour nous et c'est la raison pour laquelle nous avons choisi iObeya."

Résultats

Le déploiement d'iObeya a aidé Adi Development Group à numériser ses opérations à l'échelle de l'organisation, ceci lui permettant de réaliser des gains de temps et d'argent significatifs, rendant le Groupe plus compétitif et plus attractif auprès de ses clients. 

"J'aime le fait que, si nous devons travailler sur une gestion de portefeuille de projets comme la “Value Stream Map” - ou n'importe quelle partie du flux de travail d'un projet -, nous pouvons créer quelque chose qui est propre et présentable dans un format numérique, partagé ou stocké comme un PDF, ou imprimé et affiché dans la zone de travail. Il vit toujours dans iObeya et vous pouvez zoomer dessus en pleine résolution et le voir en très haute qualité", a déclaré Tariq Adi. "Nous avons également construit des salles iObeya de manière efficace pour chacun de nos gestionnaires de “Value Stream”, en fonction de ce qu'ils veulent voir dans leurs espaces de travail, qu'il s'agisse de tableaux Kanban, d’indicateurs de performances, de tableaux de Coût-Délai-Qualité (SQCDP), de “Value Stream”, et plus encore." 

Le Groupe a également constaté une meilleure qualité globale de ses projets.

 

"La qualité augmente parce qu'Adi utilise un mapping du parcours client pour parcourir son expérience à différentes étapes, ce qui lui permet d'identifier et de rechercher des solutions aux éventuels problèmes du client. En conséquence, les organisations comme Adi peuvent fournir une meilleure proposition de valeur au client. C'est là le véritable avantage du Lean : vous êtes en mesure de fournir non seulement un produit final "aussi bon" plus rapidement et à un coût total inférieur, mais aussi d’une qualité supérieure. C'est une proposition imbattable", Joe Murli.

À titre d'exemple, le service de garantie d'Adi, qui traite directement avec ses clients lors de la livraison de maisons ou de bureaux et gère les inspections de qualité, entre autres activités, a été le meilleur dans l’utilisation des mapping du parcours client et pour suivre les indicateurs de performance clients au quotidien. "Cela me permet de savoir en temps réel où nous en sommes,de faire mes Gemba walk et de mener des réunions plus efficacement", a déclaré Tariq Adi. "Nous adoptons une approche de l'expérience très centrée sur le client pour nous assurer que le parcours utilisateur soit sans faille du début à la fin. Notre mission est d'apporter de la valeur à nos clients et de les satisfaire avec un service exceptionnel. Je pense que l'incarnation d'une mentalité Lean, qui est très centrée sur le client, permet de rassembler toute l’organisation derrière cette mission."

L'adoption d'un nouveau logiciel dans une organisation peut être délicate ; de nombreux employés résistent à l'utilisation de nouveaux outils, en particulier s'ils ne sont pas intuitifs ou s'ils introduisent des flux de travail contraignants. Avec iObeya, Adi a fait l'expérience inverse. "Nos équipes l'adorent", a déclaré Tariq Adi à propos des dizaines d’employés qui utilisent iObeya régulièrement. "Ils ont dit qu'ils la préféraient à l'ancienne méthode de travail". iObeya est entièrement personnalisable et conçue pour supporter les systèmes de gestion et les flux de travail uniques d'une entreprise, ce qui réduit la probabilité que les employés la trouvent difficile ou peu intuitive.

Comme pour la plupart des entreprises, la COVID a créé un certain nombre de perturbations qui auraient pu nuire à Adi à court et long terme.

Mais nous sommes toujours en activité, en partie grâce à iObeya. Le simple fait de pouvoir gérer mon entreprise digitalement dans iObeya a été vital.

Tariq Adi, PDG du Groupe Adi

Usages

Lean Enterprise

Sites géographiques

Canada

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